Talousohje

Talousohjesäännöt

Tämän talousohjesäännön on tarkoitus antaa puitteet Lapinlahden Pallo-95 ry:n taloudenhoidolle, hallitukselle sekä muille tilivelvollisille ja määrittää organisaation eri toimijoiden tehtäviä.

Seuran hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä on noudatettava yhdistyslakia, kirjanpitolakia ja –asetuksia sekä seuran sääntöjä

Sisällysluettelo

Seuran ja joukkueiden organisaatio- ja toimintaohje 1.1 Hallitus 1.2 Puheenjohtaja 1.3 Joukkueet
Yleistä seuran taloudenhoidosta 2.1 Hallitus 2.2 Joukkueet 2.3 Tilinpäätös 2.4 Talousarvion tekeminen 2.5 Omaisuuden hoito
Joukkueiden taloudenhoidon tehtävät ja vastuut
Joukkueen toimintasuunnitelma ja talousarvio
Joukkueen rahat ja omaisuus
Joukkueen maksuliikenne 6.1 Laskut 6.2 Tositteet
Korvausten maksaminen joukkueen toimihenkilöille 7.1 Kulukorvaukset 7.2 Palkat ja palkkiot 7.3 Juniorijoukkueiden kilpailumatkojen kustannusjako
Joukkueen varainhankinta
Joukkueen talousseuranta
Kirjanpitomateriaalin toimitus
Maksut ja käytännöt pelaajasiirroissa 11.1 Pelaajasiirto seuran sisällä 11.2 Pelaajasiirto toiseen seuraan tai pelaamisen lopettaminen
Joukkueen toiminnan päättyminen
Taloudenhoitoa koskevat kysymykset ja ratkaisuvalta
Seurakokouksissa käsiteltävät asiat
Hallituksen talouteen liittyvät tehtävät
Puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin/taloudenhoitajan talouteen ja toimintaan liittyvät tehtävät
Seuran tilit
Joukkueiden toiminta- ja taloussuunnitelmat, rahaliikenne ja kirjanpito
Sijoitustoiminta ja omaisuuden hoito

Ohjeet päivitetty lokakuussa 2024.

Joukkueiden organisaatio- ja toimintaohje

LaPa-95:n joukkueet toimihenkilöineen kuuluvat Lapinlahden Pallo-95 (LaPa-95) ry: n alaisuuteen. Yhdistyksen päättävä elin on seuran kevät- ja syyskokoukset. Näiden välissä seuran ylintä päätäntävaltaa käyttää seuran hallitus. Hallitus ja vastuuhenkilöt valitaan seuran syyskokouksessa.

1.1 Hallitus

Hallitus kokoontuu säännöllisesti, käsittelemään puheenjohtajan lähettämän asialistan pohjalta käsiteltäviä asioita.
Hallitus hyväksyy joukkueiden nimeämät toimihenkilöt
Hallitus ratkaisee mahdolliset kiistatilanteet joukkueiden välillä sekä joukkueen toimihenkilöihin kohdistuvat kurinpidolliset toimenpiteet.

1.2 Seuran puheenjohtaja

Lähettää kokouskutsut kaksi (2) viikkoa ennen kokousta ja asialistat hallituksen jäsenille viimeistään niin, että ne ovat heillä sääntöjen mukaan seitsemän (7) päivää ennen kokousta.
Huolehtii, että kokouksesta saadaan muistio.
Tukee ja neuvoo seuran toimihenkilöitä
On päävastuussa seuran toiminnasta, taloudesta, tukien anomisesta, pr-työstä ym.

1.3 Joukkueet

Varsinaisen toiminnan järjestämisestä vastaavat joukkueet seuran antamien ohjeiden mukaan. Joukkueella tulee olla valmentaja, joukkueenjohtaja ja taloudenhoitaja. Kilpailutoiminnassa mukana olevassa joukkueessa tulee olla myös huoltaja. Nämä toimihenkilöt valitaan aikuisjoukkueissa joukkuekokouksessa ja junioreilla vanhempainkokouksessa, joita tulee järjestää vähintään kerran vuodessa. Taloudenhoitaja tulee valita pääsääntöisesti vuodeksi (tili- ja pelikausi). Muita toimihenkilöitä (mm. tiedottaja, varustevastaava, kioskivastaava jne.) valitaan tarpeen mukaan.

Joukkueiden tärkein päättävä elin on joukkuekokous. Se valitsee ja erottaa joukkueiden toimihenkilöt. Kokouksen tehtävät ovat:

Valita joukkueenjohtaja, taloudenhoitaja ja muut toimihenkilöt
Hyväksyä joukkueen kausisuunnitelma ja talousarvio
Päättää vuosittain joukkueen säännöistä

Juniorijoukkueilla tärkein päättävä elin on vanhempainkokous, jonka tehtävät määritelty yllä.

Yleistä seuran taloudenhoidosta

Kaikkea seuran taloutta hoidetaan kirjanpitolain ja -asetusten mukaisesti sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan. Arpajaisten, keräysten sekä muun vastaavanlaisen varainhankinnan osalta noudatetaan niistä annettuja määräyksiä ja ohjeita. Yhdistyksen kaikki maksuliikenne tulee hoitaa pankkitilejä käyttäen.

2.1 Hallitus

Tilien avaamisesta ja sulkemisista sekä tilinkäyttäjistä päättää seuran hallitus. Se antaa joukkueille luvan vaihtaa ja nimetä tilinkäyttäjiä seuran joukkuekohtaiselle tilille. Joukkueet vastaavat itse toimintansa kuluista.

Hankkii joukkueiden tilille tarvittavat maksupalvelusopimukset esim. internetin kautta tapahtuvaa maksuliikennettä varten

Hallituksen tehtävänä on huolehtia, että seuran talousarvion toteutumista seurataan. Hallituksen pöytäkirjaan merkitään kaikki olennaiset poikkeamat talousarvioon. Myös saadut lahjoitukset tulee merkitä pöytäkirjaan.

Menot hyväksyvät seuran puheenjohtaja ja taloudenhoitaja tai heidän estyneenä ollessaan hallituksen erikseen hyväksymä henkilö. Käytännössä puheenjohtaja ja taloudenhoitaja hyväksyy maksettavat laskut allekirjoituksella. Maksut hoitavat puheenjohtaja ja taloudenhoitaja.

Taloudenhoitaja raportoi puheenjohtajalle ja seuran hallitukselle pyydettäessä seuran maksuvalmius- ja taloustilanteesta. Lainan ottamisesta ja henkilöstön palkkaamisesta päättää aina seuran hallitus. Seuran nimellä tehtäviä (laskuun tulevia) hankintoja ja sopimuksia saa tehdä vain hallituksen siihen valtuuttama henkilö.

Seuran kirjanpito hoidetaan keskitetysti hallituksen päättämällä tavalla. Joukkueet hoitavat kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet ja maksuliikenteen itsenäisesti talousohjesääntöjen mukaan.

2.2 Joukkueet

Joukkueilla olevista tileistä ja joukkueen maksuista vastaa joukkueen valitsema taloudenhoitaja. Kukin joukkue valitsee taloudenhoitajan vähintään tilikauden ajaksi. Jos taloudenhoitaja vaihtuu kesken tilikauden, tulee kaikki kertynyt materiaali, joka ei ole vielä seuralle tai tilitoimistolle siirretty, siirtää uudelle taloudenhoitajalle.

Koko seuran ja joukkueiden tilinpäätös tehdään hallituksen hyväksymän tilitoimiston toimesta. Kaikki maksuliikenne pyritään saamaan sähköiseen muotoon, tositteet Netvisoriin, ellei kaikkea saada sinne, tulee tilitapahtumat tiliotteesta kirjata tilikirjaan. Malli löytyy seuran kotisivujen materiaalipankista (Tilikirja). Tiliotteet, tilikirjat, tositteet (kuitit, laskut) ja muu mahdollinen kirjanpitomateriaali toimitetaan seuraan vuosittain, tilikauden päättymisen jälkeen 15. marraskuuta (15.11.) mennessä. Seura säilyttää em. tositteet lain vaatiman ajan.

2.3 Tilinpäätös

Yhdistyksen tilikausi on 1. marraskuuta-31. lokakuuta. (1.11.–31.10.)

Hallitus huolehtii vuosittain tilinpäätöksen hyväksymisestä ja se esitetään kevätkokoukselle vahvistettavaksi sekä vastuuvapauden myöntämiseksi hallitukselle ja muille tilivelvollisille.

2.4 Talousarvion tekeminen

Joukkue on velvollinen valmistelemaan oman talousarvionsa siten, että se on hallituksella viimeistään kaksi viikkoa ennen seuran syyskokousta.

2.5 Omaisuuden hoito

Kaikki toimijat ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että heidän käytössään olevaa seuran omaisuutta pidetään tarkoituksenmukaisessa kunnossa.

Joukkueiden taloudenhoidon tehtävät ja vastuut

Joukkueen talous on osa seuran taloutta.

Kokonaisvastuu joukkueen taloudellisesta toiminnasta on kaikilla joukkueessa mukana olevilla pelaajilla ja juniorijoukkueissa pelaajien vanhemmilla. Taloudellinen vastuu seuran suuntaan on joukkueenjohtajalla ja taloudenhoitajalla.

Joukkueen toimintasuunnitelma ja talousarvio

Toimintasuunnitelma muodostaa pohjan joukkueen talousarviolle. Talousarvio tehdään tilikausi kerrallaan ja sen tulee perustua joukkueen tai junioreilla vanhempainkokouksen hyväksymään toimintasuunnitelmaan. Toimintasuunnitelma ja talousarvio on toimitettava seuran taloudenhoitajalle kaksi viikkoa ennen seuran syyskokousta.

Talousarvio on tehtävä seuran ohjeiden ja mallin mukaisesti. Malli löytyy kotisivujen materiaalipankista (TOIMINTA- JA TALOUSARVIOSUUNNITELMA).

Talousarviosta on käytävä selville joukkueen arvioidut menot sekä menojen kattamiseksi hankittavat tulot. Talousarvio on laadittava siten, että joukkue pystyy tehtyä suunnitelmaa noudattamalla suoriutumaan kaikista sitoumuksistaan toimintakauden aikana. Joukkueen kauden menot voivat olla tuloja suuremmat ainoastaan sillä edellytyksellä, että joukkueella on aikaisemmilta kausilta varoja säästössä alijäämän rahoittamiseksi.

Seuralle tulevia maksuja ovat liittymismaksut, jäsenmaksut ja muut vuosittain seuran vuosikokouksen määrittelemät maksut. Jäsenmaksu maksetaan kaikista joukkueen pelaajista ja toimihenkilöistä. Pelaajat maksavat jäsenmaksunsa kausimaksun osana, toimihenkilöiden jäsenmaksut maksetaan joukkueen toimintamaksun osana. Mikäli toimihenkilö pelaa jossain LaPa-95:n joukkueessa, maksaa hän oman jäsenmaksunsa itse sen joukkueen kautta kausimaksun osana. Jäsenmaksu maksetaan seuran tilille. Jäsenmaksukausi on kalenterivuosi.

Joukkueen rahat ja omaisuus

Joukkueen tilillä olevat varat ovat seuran omaisuutta, joka on joukkueen käytössä toiminnan rahoittamiseksi.

Joukkueen tilit ovat seuran tilejä, joiden käyttöoikeudet seuran hallitus myöntää joukkueen vastuuhenkilöille. Seuran hallitus päättää tilien avaamisesta, sulkemisesta ja käyttöoikeuksista. Joukkue ei saa avata omia pankkitilejä.

Joukkueen nimissä olevaa pankkitiliä käyttävät kunkin joukkueen nimetyt vastuuhenkilöt, jotka yleensä ovat joukkueenjohtaja ja taloudenhoitaja. Nimeäminen tapahtuu joukkuekokouksessa ja junioreilla vanhempainkokouksessa.

Jokaisen pankkitilin käyttäjän on pyynnöstä toimitettava seuran puheenjohtajalle tai taloudenhoitajalle valtuutus tilinkäyttöoikeuksiin liittyen tarvittaviin tietoihin.

Joukkueen maksuliikenne

6.1 Laskut

Joukkueen kaikki rahaliikenne tulee hoitaa joukkueen pankkitilin kautta, jolloin jokaisesta maksutapahtumasta tulee merkintä tiliotteeseen. Käteisnostot tililtä eivät pääsääntöisesti ole sallittuja. Jos nostoon on pakottava tarve, siitä on sovittava etukäteen joukkueen johtoryhmän kanssa. Kirjanpitomateriaaliin tulee liittää välittömästi nostoa vastaavat käteiskuitit. Mikäli kuitit toimitetaan myöhemmin, nostosta tulee kirjoittaa selvitys noston tarkoituksesta ja tieto siitä, milloin kuitit liitetään kirjanpitoon.

Joukkueen on maksettava kaikki laskunsa viimeistään eräpäivänä. Mikäli joukkue ei maksa seuran lähettämiä laskuja eräpäivään mennessä, taloudenhoitaja huomauttaa asiasta välittömästi. Joukkuetta ei ilmoiteta sarjaan, mikäli maksuja on maksamatta. Jos laskua ei makseta vielä tämänkään jälkeen, asia käsitellään seuran hallituksessa, joka voi sulkea joukkueen seuran toiminnasta, kunnes maksut on maksettu.

500 €: n saakka voi joukkue tehdä hankintoja joukkueelle itsenäisesti. Hankinnat kirjataan ostolaskut-lomakkeelle, minkä yhteyteen liitetään kirjanpitoon tarvittavat tositteet. Ostolaskulomake löytyy seuran kotisivuilta materiaalipankista (OSTOLASKU).

Joukkueenjohtaja hyväksyy hankinnat allekirjoittamalla ostolaskut. Jos hankinnat on kirjattu talousarvioon, talousarvio on hyväksytetty vanhempainillassa ja kokouksesta on pöytäkirja olemassa, on se kirjallinen lupa tehdä kyseiset hankinnat. Tästä poikkeavista yli 500 €:n hankinnoista tulee tulostaa vähintään sähköpostikuittaukset laskun/tositteen yhteyteen. Budjetin ulkopuolisista hankinnoista laskujen hyväksyminen tapahtuu seuran hallituksen toimesta.

6.2 Tositteet

Tositteita ovat laskut ja käteiskuitit. Niistä on käytävä ilmi: • menotosite: ostettu tuote, tavara tai palvelu • tulotosite: luovutettu suorite (esim. ilmoitustila, talkoosuorite, yms.) • maksettu tai saatu rahasumma • päivämäärä • ostopaikka (liikkeen nimi)

Tiliotteen tapahtumiin, joista ei ole tositetta, merkitään tilikirjaan tiliöinti tai muu selvitys. Tällaisia ovat esim. kausimaksut. Käteisellä maksettaessa saadaan usein vain kassanauha kuitiksi. Mikäli siitä ei käy ilmi em. asiat, on pyydettävä nk. ”paragon”-kuitti, josta tulee ilmetä mainitut tiedot. Kassanauhakuitista on otettava paperinen tuloste mihin alkuperäinen kuitti liitetään. Näin vältetään mahdollinen tietojen katoaminen kuitilta.

Korvausten maksaminen joukkueen toimihenkilöille

7.1 Kulukorvaukset

Joukkueita suositellaan maksamaan kulukorvauksia todellisia tositteita vastaan, kuitenkin maksimissaan 300 €/ henkilö kuukaudessa.

Kulukorvauslaskut maksetaan hakijalle aina seuran toimesta, joukkueet maksavat korvausta vastaavan summan seuraan. Kulukorvauslaskut toimittaa joukkue joukkueenjohtajan hyväksynnällä kuitattuna seuraan. Seurassa laskun hyväksyy seuran sihteeri/taloudenhoitaja tai puheenjohtaja. Korvaukset maksetaan seuran toimesta vähintään puolivuosittain. Laskun voi toimittaa sähköpostitse osoitteeseen talous@lapa-95.fi.

Joukkueen toimihenkilöille voidaan maksaa päivärahoja verohallinnon määrittelemien ohjeiden mukaan. Päivärahoja voi maksaa verottomana enintään 20 päivältä kalenterivuodessa. Verohallinto päättää vuosittain verovapaat matkakustannusten korvaukset. Verottoman kulukorvauksen määrät tulee tarkistaa verottajan sivuilta vuosittain.

Kaikki kulukorvaukset maksetaan joukkueenjohtajan hyväksymän tositteen perusteella. Joukkue voi maksaa ilman palkkaa tai palkkiota joukkueen toiminnassa mukana olevalle henkilölle verottomasti matkakustannusten korvauksia. Kulukorvauslaskulomake löytyy seuran kotisivuilta materiaalipankista (KULUKORVAUSLASKU).

Kun joukkueelta tai seuralta veloitetaan kulukorvauksia esimerkiksi oman auton käytöstä, maksun saajan tulee tehdä veloitusten perusteista kirjallinen selvitys kulukorvauslomakkeella. Joukkueenjohtajan ja taloudenhoitajan tulee pitää huolta siitä, että verohallinnon ohjeita noudatetaan.

Korvaus saattaa olla saajalleen veronalaista tuloa. Korvauksensaajasta tarvitaan henkilötiedot aina seuran kirjanpitoa ja verottajalle tehtäviä ilmoituksia varten. Kun kyseessä on kilometrikorvaus, päiväraha tai erotuomarikorvaus, tarvitaan henkilötiedot aina.

Kilometrikorvauksia oman auton käytöstä voi maksaa verottomana enintään 3000 € kalenterivuodessa. (TVL 71.3 §, 896/2001). Edellä mainitun rajan yli menevät kilometrikorvaukset katsotaan korvauksen saajan verotettavaksi muuksi tuloksi, josta verotuksessa on oikeus tehdä verohallituksen päätöksen mukainen vähennys.

Edellä mainitun kilometrikorvausten enimmäisrajan ylittävät korvaukset on saajan merkittävä veroilmoitukseensa muuksi tuloksi. Jos maksettu kilometrikorvaus on samansuuruinen kuin yo. vähennysoikeus, verovaikutusta ei tule, mutta tiedot on silti merkittävä veroilmoitukseen.

Joukkue tai seura ei ole rajojen täyttymisestä seurantavelvollinen eikä myöskään velvollinen suorittamaan automaattisesti ennakonpidätystä, vaan vastuu on maksun saajalla.

7.2 Palkat ja palkkiot

Kun yksityisellä henkilöllä teetetään työtä esim. valmennusta, luennointia yms. ja siitä maksetaan suoraan kyseiselle henkilölle, on kysymyksessä palkanmaksu tehdystä työstä, jossa seura toimii työnantajan roolissa.

Joukkueeseen palkattavat henkilöt tulee hyväksyttää seuran hallituksella. Hallitus hyväksyy sopimuksen mukaiset palkat ja palkkiot sivukuluineen.

Maksettavat palkat ja palkkiot hyväksyy seuran puheenjohtaja tai taloudenhoitaja. Tämän jälkeen ne toimitetaan seuran palkanlaskijalle laskettavaksi. Palkanlaskija lähettää palkka-/palkkiolaskelman joukkueelle ja kopion taloudenhoitajalle. Palkat, palkkiot ja kaikki kulukorvaukset kulkevat aina hallinnon palkanlaskennan kautta, palkanlaskenta maksaa palkkiot seuran tililtä (ja siirtää summat tulorekisteriin), joukkue voi sisäisesti maksaa vastaavan summan seuran päätilille tai hallinto laskuttaa sisäisesti maksetut summat joukkueelta.

Seura toimittaa ennakonpidätyksen ja maksaa sosiaaliturvamaksut, jotka veloitetaan joukkueelta. Tätä varten palkkatositteesta tulee käydä ilmi seuraavat asiat: • bruttopalkka • palkansaajan nimi • henkilötunnus • kotiosoite, postinumero ja –toimipaikka • verotuskunta • pankkitili, jolle palkka maksetaan. Tulorekisteri-ilmoituksen toimittaa seura. Tulorekisteri-ilmoitus on tehtävä 5 päivän aikana maksetusta palkasta, palkkiosta tai kulukorvauksesta.

Palkansaajan verokortti tulee liittää mukaan. Mikäli sellaista ei toimiteta, ennakonpidätyksen suuruus on 60 % bruttopalkasta.

7.3 Juniorijoukkueiden kilpailumatkojen kustannusjako

Seuran johto suosittelee, että joukkueen kilpailumatkoille lähtee mukaan yksi aikuinen kuutta lasta kohden. Ensisijaisesti mukaan lähtevät aikuiset ovat joukkueen toimihenkilöitä.

Lähtevä joukkue (eli mukaan lähtevät pelaajat) maksaa kolmen toimihenkilön matkan osuuden. Näiden kolmen matkalle lähtevän, joukkueen maksaman, aikuisen lisäksi matkalle lähtevät aikuiset sopivat keskenään kustannusten jaosta, ellei vanhempainkokouksessa muuta päätetä.

Joukkueen varainhankinta

Joukkueen toiminta rahoitetaan mm. pelaajilta kerättävillä kausi- ja toimintamaksuilla. Joukkueelta perittävän seuran toimintamaksun ja pelaajilta perittävän kausimaksun suuruuden päättää seurakokous (Syyskokous). Pelaajilta perittävän toimintamaksun suuruuden päättää joukkueen kokous ja junioreilla vanhempainkokous.

Seuran ja joukkueen nimissä hankitut varat on käytettävä seuran tai joukkueen pelaajien hyödyksi. Varainhankinnassa on noudatettava verotukseen liittyviä lakeja ja asetuksia sekä huomioitava seuran asema yleishyödyllisenä yhdistyksenä. Kaikki veronkiertoon viittaavat järjestelyt on kielletty.

Pienin yksikkö, jolle talkoo- tai sponsorituoton voi jakaa on joukkue. Kaikki henkilökohtainen talkoo- tai sponsorivarojen jakaminen pelaajille on kielletty (ts. ’korvamerkittyä’ rahaa ei saa olla). Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että esim. sponsorirahaa hankkinut henkilö ei voi saada hyvitystä muista maksuistaan, eivätkä talkoisiin osallistuneet ole oikeutettuja pienempiin maksuihin kuin talkoisiin osallistumattomat. Kukaan ei myöskään voi saada vapautusta kausimaksusta. Verottaja katsoo tällaiset edut saajan (junioreilla vanhemman) henkilökohtaiseksi ansiotuloksi. Seura on linjannut joukkueenjohtajana ja valmentajana toimivan kausimaksun seuran määrittämällä maksulla. Joukkueen kokous ja junioreilla vanhempainkokous voi päättää, että talkoovelvoitteesta voi suoriutua maksamalla osuutensa rahana joukkueen tilille. Suosituksena maksun suuruuteen on talkoon tai muun varainhankintatoimen keskimääräinen euromäärä pelaajaa kohti.

Pelaajien kausimaksut suoritetaan seuran tilille eräpäivään mennessä. Mikäli pelaajalla / pelaajan perheellä on tarvetta, voidaan joukkueen johtoryhmän kanssa tehdä maksusopimuksia. Kaikki pelaajan maksut joukkueeseen tai seuraan tulee olla maksettuna ennen kauden päättymistä.

Joukkueen talousseuranta

Kauden aikana joukkueen johtoryhmän tulee seurata toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutumista.

Joukkuekokous ja junioreilla vanhempainkokous hyväksyy talousarvion. Joukkueenjohtajan tulee yhdessä joukkueen johtoryhmän kanssa toimia tämän talousarvion puitteissa. Seurannan tekeminen on tärkeää, sillä tulojen ja menojen muuttuessa oleellisesti, joukkueen joukkueenjohtajan tulee kutsua uusi joukkuekokous ja junioreilla vanhempainkokous koolle ja hyväksyttää uusi talousarvio.

Joukkueen johtoryhmä voi ilman joukkuekokousta ja junioreilla vanhempainkokousta alentaa toimintamaksua, mikäli näyttää, että tilikauden tulos tulee olemaan oleellisesti parempi kuin budjetoitu.

Kirjanpitomateriaalin toimitus

Tiliotteet, tilikirja, tositteet (kuitit, laskut) ja muu mahdollinen kirjanpitomateriaali tulee joukkueen taloudenhoitajan toimittaa seuralle vuosittain, viimeistään marraskuun 15. päivä. Seura säilyttää em. tositteet lain vaatiman ajan.

Joukkueenjohtaja tarkistaa ja allekirjoituksellaan hyväksyy maksetut laskut, kuitit ja muut tositteet ennen kuin ne toimitetaan seuralle. Allekirjoituksellaan hän kuittaa, että hankinnat on tehty joukkueelle eikä väärinkäytöksiä ole tehty.

Maksut ja käytännöt pelaajasiirroissa

11.1 Pelaajasiirto seuran sisällä

Kun pelaaja siirtyy seuran sisällä joukkueesta toiseen, joukkueiden johtoryhmät sopivat keskenään siirrosta ja pelaajan maksuista. Uuden joukkueen taloudenhoitaja selvittää maksut ja maksuperusteet pelaajan / pelaajan vanhempien kanssa. Pelaaja palauttaa lainapelipaidan seuraan, ellei se sovellu uuden joukkueen käyttöön. Uuteen joukkueeseen sopimattoman paidan tilalle pelaaja tai joukkue hankkii uuden paidan. Muut hankitut varusteet pelaaja saa pitää itsellään.

11.2 Pelaajasiirto toiseen seuraan tai lopettaminen

Pelaajan tulee ilmoittaa joukkueenjohtajalle kirjallisesti (sähköposti) lopettamisensa joukkueessa. Mikäli pelaaja lopettaa tai siirtyy toiseen seuraan, kaikki kertyneet maksut tulee suorittaa seuralle ja joukkueelle. Mikäli lapsiurheiluvaiheen pelaaja lopettaa tai siirtyy toiseen seuraan kesken kauden, laskutetaan pelaajalta lopettamiskuukausi + 1 seuraava kuukausi toimintamaksua. Mikäli nuoriso- tai aikuisurheiluvaiheen pelaaja lopettaa tai siirtyy toiseen seuraan kesken kauden, laskutetaan pelaajalta lopettamiskuukausi + 2 seuraavaa kuukautta toimintamaksua. Tämä siitä syystä, että joukkue ja seura on tehnyt kaudelle pitkäaikaisia sitoumuksia, joista ei voi luopua, vaikka pelaajamäärä muuttuisi.

Jos ilmoitus lopettamisesta tehdään ennen kuluvan kuukauden 10. päivää, tulkitaan tämä ilmoitus edeltävän kuukauden lopettamisilmoitukseksi. Lopettamisen yhteydessä toimintamaksua voidaan periä vain ko kauden loppuun asti, ei uuden kauden puolelle. Maksuvelvoitteen mukainen kokonaiskustannus velotetaan pelaajalta lopettamisilmoituksen yhteydessä. Joukkueenjohtajan velvollisuus on ilmoittaa pelaajan lopettamisesta seuralle.

Kausi- ja toimintamaksua ei palauteta. Tämä siksi, että kausi- ja toimintamaksu sisältää pakollisia maksuja ja varustehankintoja, jotka ovat vaikuttaneet toiminnan suunniteltuun järjestämiseen ja toteuttamiseen. Kauden vaihtumisen yhteydessä (lokakuu-marraskuu) lopettaminen on mahdollista Ilman maksuvelvoitetta.

Ylimääräistä maksua ei peritä, mikäli lopettaminen johtuu terveydellisistä syistä. Mikäli maksut ovat kohtuuttomat, asia alistetaan hallituksen päätettäväksi.

Pelaajasiirrot pistää alulle pelaaja tai pelaajan vanhempi. Seuran puolesta pelaajasiirrot hyväksyy seurasihteeri tarkistettuaan ensin joukkueen johtoryhmältä, että velvoitteet joukkuetta kohtaan on suoritettu. Seura ei vastaa siirroista aiheutuneista kuluista.

Joukkueen toiminnan päättyminen

Joukkue ei voi palauttaa joukkueen tilillä olevia varoja tai luovuttaa seuran omaisuutta yksityishenkilölle. Loppuvan joukkueen kaikki varat ja omaisuus jäävät seuralle.

Taloudenhoitoa koskevat kysymykset ja ratkaisuvalta

Epäselvissä ja tulkinnanvaraisissa tapauksissa joukkueenjohtaja, muu toimihenkilö tai yksittäisen pelaajan vanhemmat kysyvät ensin neuvoa talouteen liittyvissä asioissa seuran taloudenhoitajalta (seurasihteeri) ja puheenjohtajalta.

Talouteen liittyvissä asioissa ongelmanratkaisuryhmänä toimii ko. joukkueen joukkueenjohtaja, taloudenhoitaja, seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Seuran hallituksella on lopullinen päätösvalta epäselvissä talousasioissa, ellei asia vaadi seuran kokouksen päätöstä.

Seurakokouksissa käsiteltävät asiat

Yhdistyksen syyskokouksessa päätettävät talousasiat

vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun, toimintamaksun ja muiden seuramaksujen suuruus seuraavalle kalenterivuodelle
valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa (toiminnantarkastajaa) ja heille varatilintarkastajat

Yhdistyksen kevätkokouksessa päätettävät talousasiat

esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille
lisäksi yhdistyslain 23 §:n mukaan yhdistyksen kokouksen on päätettävä yhdistyksen kannalta huomattavan omaisuuserän luovuttamisesta

Hallituksen talouteen liittyvät tehtävät

hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin/taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt
vastaa yhdistyksen kirjanpidon järjestämisestä
vastaa yhdistyksen taloudenhoitoon liittyvien ohjesääntöjen valmistelusta. Ohjesäännöt vahvistetaan yhdistyksen kokouksessa.
hyväksyy toimintakertomuksen, toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen 28.2. mennessä
päättyvän tilikauden tilien on oltava valmiina toiminnantarkastajille annettavaksi viimeistään 28.2. mennessä
huolehdittava siitä, että toiminnantarkastajilta tilintarkastuskertomus luovutetaan hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta
päättää tilien käyttöoikeuksista
hyväksyy vapaaehtoistoimijat tai työsuhteeseen tulevat henkilöt ja heidän työsopimukset.
hyväksyy joukkueiden valmentajien palkkiot ja kulukorvaukset
merkittävät hankinnat tulee johtokunnan käsitellä ja nimenkirjoitusoikeudellisen hyväksyä ennen maksua
johtokunnan pöytäkirjaan on merkittävä toimintasuunnitelmaa ja talousarviota sekä tilinpäätöstä koskevien seikkojen lisäksi muut merkittävät talouteen liittyvät tapahtumat. Tällaisia ovat mm. merkittävät avustukset, lahjoitukset, olennaiset poikkeamat talousarviosta sekä niiden syistä

Puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin/taloudenhoitajan talouteen ja toimintaan liittyvät tehtävät

Puheenjohtaja/Varapuheenjohtaja

omaa käyttöoikeuden seuran tileihin
vastaa talouspäätösten toteutuksen valvonnasta ja hyväksyy vähäiset budjetista poikkeavat kuluerät
allekirjoittaa valmentajasopimukset ja työsuhteeseen tulevien henkilöiden työsopimuksen.
vastaa yhdistyksen taloudesta ja sen seurannasta hallituksen hyväksymän taloussuunnitelman mukaisesti
vastaa toimintakertomuksen ja -suunnitelman luonnoksen laadinnasta
hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätöksen, talousarvion, laskelmat ja jne.) yhdistyksenkokoukselle
hyväksyy laskut ja kulukorvaukset, pois lukien omat kulukorvaukset
hyväksyy hankinnat taloussuunnitelmassa esitettyjen rahoituskehyksen puitteissa
valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen syyskokoukselle
vastaa muista hallituksen hänelle antamista tehtävistä
puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla ja seuran sihteerillä/taloudenhoitajalla on yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus
yhdistystä sitovat merkittävät taloudelliset sitoumukset allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, taloudenhoitaja tai seuran sihteeri. Merkittävät sitoumukset on oltava hallituksen hyväksymiä.

Sihteeri / taloudenhoitaja

omaa käyttöoikeuden seuran tileihin
vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta, mikä on oltava ajantasainen ja huolellisesti hoidettu
vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin lakien ja asetusten mukaisesta säilyttämisestä (kirjanpitokirjat 10 vuotta ja tositemateriaalit 6 vuotta) ja arkistoinnista
hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja valmistelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätöksen, talousarvion)
tarkistaa hankintoihin liittyvät laskut
hyväksyy laskut ja kulukorvaukset, pois lukien omat kulukorvaukset
seuran sihteerin/taloudenhoitajan tehtävä on huolehtia siitä, että talousarvion toteutumista seurataan toiminnan laatua ja laajuutta vastaavalla tavalla ja että kaikki seuralle kuuluvat tulot tulevat perityksi ja merkityksi seuran kirjanpitoon
huolehtii säännöllisten menojen suorittamisesta sääntöjen ja päätösten mukaisesti sekä seuraa tulojen sekä jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä
yhdistystä sitovat merkittävät taloudelliset sitoumukset allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, taloudenhoitaja tai seuran sihteeri. Merkittävät sitoumukset on oltava hallituksen hyväksymiä
valmistelee yhdessä puheen- ja/tai varapuheenjohtajan kanssa talousarvioesityksen hallitukselle
huolehtii muista hallituksen hänelle antamista tehtävistä
seuran lopullisen kirjanpidon hoitaa aina ammattitaitoinen tilitoimisto/kirjanpitäjä

Seuran tilit

Seuran hallinnontilien käyttöoikeus on taloudenhoitajalla, seuran sihteerillä ja puheenjohtajalla.
Tilien avaamisesta, tilinkäyttäjistä ja pankki-/luottokorteista päättää hallitus
Perustettavien joukkueiden tilit ja kirjanpito ovat seuran hallinnassa

Joukkueiden toiminta-ja taloussuunnitelmat, rahaliikenne ja kirjanpito

jokainen joukkue vastaa siitä, että sen talous pysyy tasapainossa ja että joukkue pystyy vastaamaan omista velvoitteistaan seurassa sovitun työnjaon mukaisesti
joukkueiden varainhoidosta, laskutuksesta ja kirjanpidosta vastaa joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja tai joku muu siihen yhteisesti valittu seuran hyväksymä henkilö
käteiskassojen käyttöä pyritään välttämään. Kaikkiin käteisellä tehtäviin toimiin, on oltava tositteet käytöstä ja huolehtia, että ne merkitään kirjanpitoon
jokaisen joukkueen tehtävänä on joukkueenjohtajan ohjaamana tehdä oma talous- ja toimintasuunnitelmansa tulevalle pelikaudelle. Joukkueenjohtaja huolehtii näiden palauttamisesta seuran sihteerille tulevan tilikauden osalta kaksi viikkoa ennen seuran syyskokousta. Suunnitelmien on oltava linjassa seuran arvoihin ja toimintasuunnitelmaan.
joukkuekohtainen tilinpäätös edellisen pelikauden osalta pitää palauttaa seuran taloudenhoitajalle heti tilikauden päätyttyä, viimeistään 15.11. mennessä
edellisen tilikauden osalta joukkueenjohtajat huolehtivat toimintakertomusten palauttamisesta seuran taloudenhoitajalle 15.11. mennessä.
rahastonhoitaja huolehtii joukkueen taloudesta ja laskutuksesta seuran järjestelmän kautta.
joukkueet eivät voi toimia tuotteiden tai palveluiden jälleenmyyjinä.

Sijoitustoiminta ja omaisuuden hoito

sijoitustoimintaan liittyvät päätökset tehdään hallituksessa. Hankittavan omaisuuden tulee olla riskitöntä ja nuoriso- ja urheilutoiminnalle eettisesti soveliasta
kalustosta ja muusta irtaimesta käyttöomaisuudesta pidetään luetteloa. Luettelon pitämisestä vastaa taloudenhoitaja